Журналы учета работы Клубного учреждения и его формирований (кружка, студии, клуба по интересам и др.) являются основными документами учета всей работы учреждения и главной формой контроля работы - документом строгой отчетности, служащего основанием для определения организационно–экономических показателей.

На основании показателей журналов заполняется годовой статистический отчет по форме 7-НК, утвержденный Приказом Росстата от 07.12.2016 № 764 (раздел 2. Культурно-досуговые формирования; раздел 3. Культурно-массовые мероприятия).

17 апреля 2017 года специалистами методико-аналитического отдела Объединения библиотек города Чебоксары была оказана практическая помощь с выездом в ДК им. П.П. Хузангая по ведению журналов учета работы, составлению картотек проведенных культурно-массовых и информационно-просветительских мероприятий.

Необходимо отметить, что ДК им. П.П. Хузангая за I квартал 2017 года проведено 38 культурно-массовых мероприятий, их посетили 6710 чел.;  функционируют 34 клубных формирования, общим количеством участников в них 748 человек.

Основным документом количественного учета является «Журнал учета работы муниципального клубного учреждения», где ведется повседневная и систематическая регистрация организуемых и проводимых учреждением культуры мероприятий и услуг, как в своем помещении, так и в не его.  В журнал занесены данные о  дате, времени проведения мероприятия, его назначении (название, форма), теме и содержании, месте проведения, количестве присутствующих,  фамилия ответственного руководителя и отдела. Данный раздел ведется ежедневно, ежемесячно и в течение всего отчетного года и составляет большую часть данного журнала.

На каждое формирование ведется журнал учета работы. Отметки в журнале производятся лично руководителем клубного формирования на каждом занятии.Данный журнал учета клубного формирования - это и важный финансовый документ, на основании которого заполняется табель учёта рабочего времени и производится начисление заработной платы руководителю, аккомпаниатору, концертмейстеру данного коллектива, и является обязательным учетным документом для любого клубного формирования.

Учет показателей и результатов деятельности учреждения культуры является обязательным условием развития и роста, как в целом всего учреждения, так и его отдельных подсистем. Правильно организованный, налаженный и поставленный учет позволяет учреждению культуры подводить итоги проделанной работы и путем ее анализа определять результативность своей деятельности.